Inventario de un piso de alquiler: acta de entrega para inquilino y propietario

Para qué sirve el inventario al alquilar

La mayoría de las disputas entre propietario e inquilino acaba en una sola pregunta: ¿en qué estado estaba la vivienda al principio? Sin un documento que lo establezca, es la palabra de uno contra la del otro, y la fianza se convierte en un regateo en lugar de una liquidación.

Un inventario del mobiliario con fotos resuelve ese problema para las dos partes:

• Al propietario lo protege frente a desperfectos y faltas: le da base para retener la fianza cuando está justificado.
• Al inquilino lo protege frente a que le cobren desperfectos que existían antes de entrar: un arañazo en el parqué o un fuego que no funciona quedan documentados desde el primer día.

No es una formalidad para desconfiados. Es el documento que hace que, al terminar el alquiler, la liquidación lleve cinco minutos en lugar de acabar en bronca o en los tribunales.

Inventario del mobiliario frente a acta de entrega

Estos dos conceptos se confunden a menudo, pero cumplen papeles distintos.

En la práctica, el inventario del mobiliario forma parte del acta. El acta describe el conjunto —paredes, suelos, ventanas, lecturas de contadores— y el inventario enumera los objetos concretos junto con su estado. Un acta bien preparada incluye ambos elementos y fotos.

Qué incluir en el inventario, habitación por habitación

Lo más sencillo es recorrer la vivienda estancia por estancia: así no se escapa nada. Conviene incluir todo lo que tiene valor o puede estropearse.

Cocina

Frigorífico, horno, placa, campana, lavavajillas, microondas, hervidor. Además, los armarios, la encimera, el fregadero y el grifo, y el menaje básico si forma parte del alquiler (vajilla, cubiertos).

Salón y dormitorios

Sofá, sillones, mesa, sillas, cama, colchón, armarios, cómodas, escritorio. El televisor y los equipos de audio y vídeo, si son del propietario. Lámparas, barras de cortina, cortinas.

Baño y cuarto de lavado

Lavadora, secadora, calentador, grifería, muebles de baño, espejo. Aspiradora y otros aparatos del hogar entregados al inquilino.

En Domowik describes cada cosa con foto, estado y ubicación, y exportas el conjunto como lista. Ver en Google Play →

Cómo describir el estado, no solo la cosa

El error más común es un inventario que enumera cosas pero calla sobre su estado. «Sofá» no dice nada: al mudarse no se sabe si la mancha ya estaba. Por eso, en cada objeto de valor conviene añadir una nota breve sobre el estado:

• Estado general: nuevo, bueno, con señales de uso, dañado.
• Daños concretos: «arañazo de 5 cm en la encimera junto al fregadero», «desconchón de esmalte en la bañera».
• Funcionamiento del aparato: si funciona, si están todos los mandos y accesorios.
• Número de serie en los aparatos más caros: identifica el ejemplar sin ambigüedad.

Una descripción así protege a las dos partes: el propietario tiene base para retener por daños reales y el inquilino, prueba de que un desperfecto ya existía al principio.

Fotos del día de la entrega

La descripción escrita es importante, pero la foto es decisiva. Una fotografía con fecha muestra el estado exactamente el día de la entrega y no admite interpretaciones.

Qué conviene fotografiar:

• Cada aparato y mueble de cierto valor, en conjunto y de cerca allí donde haya señales de uso.
• Los daños existentes: arañazos, manchas, desconchones, marcas en las paredes.
• El estado de suelos y paredes de cada estancia.
• Las placas de características con los números de serie de los aparatos más caros.

Contadores y llaves

Además del mobiliario, el acta debería recoger dos cosas fáciles de olvidar y que generan disputas:

• Lecturas de los contadores: luz, gas, agua y, en su caso, calefacción. Lo mejor, con una foto del display el día de la entrega. Es la base para la liquidación de los suministros.
• Llaves y mandos: cuántos juegos de llaves, de qué cerraduras, mandos de la puerta o el garaje. Su falta al devolver la vivienda es un motivo típico de retención.

Firma y dos copias

El documento cobra fuerza cuando lo firman las dos partes y cada una conserva su copia. Unas reglas que conviene respetar:

1. Fecha y firmas de ambas partes en el acta y el inventario.
2. Dos copias: una para el inquilino y otra para el propietario.
3. Versión digital con fotos: como respaldo del papel, que se puede perder.
4. Acuerdo sobre el estado: si una parte tiene objeciones, se anotan al momento y no después.

Prepara el inventario con fotos en el teléfono

En Domowik añades cada cosa con foto, estado, ubicación y número de serie, y exportas el conjunto como lista o informe PDF. Los datos permanecen en el dispositivo.

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Fin del alquiler y liquidación de la fianza

Todo el trabajo invertido en el inventario inicial se recompensa al mudarse. Entonces se levanta un acta final y se compara el estado con el del día de la entrega.

De la fianza solo se descuentan los daños que van más allá del desgaste normal: una alfombra gastada tras dos años es desgaste, un cristal roto es un daño. La frontera puede ser discutible, pero la documentación del día de entrada la desplaza de «quién tiene razón» a «qué se ve en las fotos». Si el inventario inicial tenía fotos con fecha, la liquidación es rápida y difícil de cuestionar.

Errores frecuentes

• Solo la lista, sin el estado. «Frigorífico, sofá, mesa» no dice nada sobre si funcionaban y estaban sin daños.
• Falta de fotos. La descripción escrita es más débil en una disputa que una fotografía con fecha.
• El documento solo en poder de una parte. Un inventario que el inquilino no tiene pierde credibilidad en una disputa.
• Olvidar los contadores. Sin lecturas iniciales, la disputa por las facturas de los suministros está servida.
• No anotar el número de serie de los aparatos caros. Dificulta demostrar que el ejemplar devuelto es el mismo.
• Dejar el inventario «para luego». Una vez entregadas las llaves, ya es difícil establecer el estado inicial.

Cómo puede ayudarte Domowik

El inventario se puede hacer en una hoja de cálculo y una carpeta de fotos aparte; a algunas personas les basta. Lo complicado, sin embargo, es el vínculo: la lista en un archivo, las fotos en otro, y el estado de cada cosa hay que recordarlo por separado.

En Domowik guardas cada cosa como un objeto con fotos, una nota sobre el estado, la ubicación en la vivienda, la marca, el modelo y el número de serie. Todo está en un mismo sitio y disponible sin conexión. Puedes exportar la lista entera y, en el mobiliario más caro, preparar un informe PDF con fotos, un anexo listo para el acta. Al final del alquiler, comparar el estado se reduce a mirar las fotos guardadas.

Cómo inventariar el mobiliario con agilidad, sin catalogar cada minucia, lo explicamos en la guía sobre el inventario del hogar paso a paso. Y como los datos permanecen en el dispositivo, antes de cambiar de teléfono conviene hacer una copia de los datos.