Wozu eine Inventarliste beim Vermieten
Die meisten Streitigkeiten zwischen Vermieter und Mieter laufen auf eine Frage hinaus: In welchem Zustand war die Wohnung am Anfang? Ohne ein Dokument, das dies festhält, steht Wort gegen Wort, und die Kaution wird zum Gegenstand von Feilschen statt einer Abrechnung.
Eine Inventarliste mit Fotos löst dieses Problem für beide Seiten:
- Den Vermieter schützt sie vor Beschädigungen und fehlenden Gegenständen — sie liefert die Grundlage für einen Einbehalt der Kaution, wenn er berechtigt ist.
- Den Mieter schützt sie vor der Belastung für Mängel, die schon vor dem Einzug bestanden — ein Kratzer im Parkett oder eine defekte Kochstelle sind vom ersten Tag an dokumentiert.
Das ist keine Formalität für Misstrauische. Es ist ein Dokument, das dafür sorgt, dass die Abrechnung am Ende der Mietzeit fünf Minuten dauert und nicht in einem Streit oder vor Gericht endet.
Inventarliste und Übergabeprotokoll
Diese beiden Begriffe werden oft verwechselt, dabei erfüllen sie unterschiedliche Rollen.
| Dokument | Was es umfasst | Hauptzweck |
|---|---|---|
| Inventarliste | Aufstellung der dem Mieter überlassenen Dinge | was in der Wohnung ist |
| Übergabeprotokoll | Zustand der Wohnung, Zähler, Einrichtung | in welchem Zustand sie übergeben wird |
In der Praxis ist die Inventarliste ein Teil des Protokolls. Das Protokoll beschreibt das Ganze — Wände, Böden, Fenster, Zählerstände — und die Liste zählt die einzelnen Gegenstände samt ihrem Zustand auf. Ein gut vorbereitetes Protokoll enthält beide Elemente und Fotos.
Was in die Liste gehört, Raum für Raum
Am einfachsten geht man die Wohnung Zimmer für Zimmer durch — dann entgeht nichts. Es lohnt sich, alles aufzunehmen, was einen Wert hat oder kaputtgehen kann.
Küche
Kühlschrank, Backofen, Kochfeld, Dunstabzug, Geschirrspüler, Mikrowelle, Wasserkocher. Dazu Schränke, Arbeitsplatte, Spüle und Armatur sowie die Grundausstattung, falls sie Teil der Miete ist (Geschirr, Besteck).
Wohn- und Schlafzimmer
Sofa, Sessel, Tisch, Stühle, Bett, Matratze, Schränke, Kommoden, Schreibtisch. Fernseher und Unterhaltungselektronik, wenn sie dem Vermieter gehören. Lampen, Gardinenstangen, Vorhänge.
Bad und Hauswirtschaftsraum
Waschmaschine, Trockner, Boiler, Armaturen, Badmöbel, Spiegel. Staubsauger und andere dem Mieter überlassene Haushaltsgeräte.
Regel des gesunden Menschenverstands: Erfassen Sie, worüber realistisch gestritten werden kann — Geräte, Möbel, Dinge von Wert. Teelöffel müssen nicht Stück für Stück gezählt werden, aber ein teurer Kaffeevollautomat oder ein Fernseher unbedingt, mit Seriennummer.
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Wie man den Zustand beschreibt, nicht nur die Sache
Der häufigste Fehler ist eine Liste, die Dinge aufzählt, über ihren Zustand aber schweigt. „Sofa“ sagt nichts — beim Auszug ist unklar, ob der Fleck schon vorher da war. Deshalb lohnt es sich, bei jeder wertvollen Position eine kurze Notiz zum Zustand hinzuzufügen:
- Allgemeiner Zustand — neu, gut, Gebrauchsspuren, beschädigt.
- Konkrete Schäden — „5 cm langer Kratzer auf der Arbeitsplatte neben der Spüle“, „Emailleabsplitterung in der Badewanne“.
- Funktionstüchtigkeit der Geräte — ob sie funktionieren, ob alle Fernbedienungen und Zubehörteile vorhanden sind.
- Seriennummer bei teureren Geräten — sie identifiziert das Exemplar eindeutig.
Eine solche Beschreibung schützt beide Seiten: Der Vermieter hat eine Grundlage für den Einbehalt bei echten Schäden, und der Mieter einen Beweis, dass ein bestimmter Mangel schon zu Beginn bestand.
Fotos vom Tag der Übergabe
Die Beschreibung in Worten ist wichtig, doch das Foto ist entscheidend. Eine Aufnahme mit Datum zeigt den Zustand genau am Tag der Übergabe und lässt sich nicht deuten.
Was sich zu fotografieren lohnt:
- Jedes teurere Gerät und Möbelstück — als Ganzes und aus der Nähe dort, wo Gebrauchsspuren sind.
- Vorhandene Schäden — Kratzer, Flecken, Absplitterungen, Spuren an den Wänden.
- Zustand von Böden und Wänden in jedem Raum.
- Typenschilder mit den Seriennummern teurerer Geräte.
Warum das funktioniert: Am Ende der Mietzeit genügt es, die Fotos „vorher“ und „nachher“ zu vergleichen. Der Unterschied ist sofort sichtbar, und keine der Parteien muss etwas mit Worten beweisen. Das verwandelt einen möglichen Streit in eine einfache Gegenüberstellung.
Zähler und Schlüssel
Über die Einrichtung hinaus sollte das Protokoll zwei Dinge erfassen, die man leicht vergisst und die Streit verursachen:
- Zählerstände — Strom, Gas, Wasser, gegebenenfalls Wärme. Am besten mit einem Foto der Anzeige am Tag der Übergabe. Das ist die Grundlage für die Abrechnung der Nebenkosten.
- Schlüssel und Fernbedienungen — wie viele Schlüsselsätze, zu welchen Schlössern, Fernbedienungen für Tor oder Garage. Ihr Fehlen bei der Rückgabe ist ein typischer Grund für einen Einbehalt.
Unterschrift und zwei Kopien
Das Dokument gewinnt an Kraft, wenn beide Parteien es unterschreiben und jede ihre eigene Kopie behält. Ein paar Regeln, die sich lohnen:
- Datum und Unterschriften beider Parteien auf Protokoll und Liste.
- Zwei Kopien — je eine für Mieter und Vermieter.
- Digitale Version mit Fotos — als Absicherung des Papiers, das man verlieren kann.
- Einvernehmen über den Zustand — hat eine Partei Einwände, werden sie sofort eingetragen und nicht im Nachhinein.
Erstellen Sie die Liste mit Fotos auf dem Telefon
In Domowik fügen Sie jede Sache mit Foto, Zustand, Standort und Seriennummer hinzu und exportieren das Ganze als Liste oder PDF-Bericht. Die Daten bleiben auf dem Gerät.
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Mit dem Handy scannenEnde der Mietzeit und Abrechnung der Kaution
Die ganze in die Anfangsliste gesteckte Arbeit zahlt sich beim Auszug aus. Dann wird ein Abschlussprotokoll erstellt und der Zustand mit dem Tag der Übergabe verglichen.
Von der Kaution wird ausschließlich für Schäden einbehalten, die über die normale Abnutzung hinausgehen — ein nach zwei Jahren abgelaufener Teppich ist Abnutzung, eine zerbrochene Scheibe ist ein Schaden. Die Grenze ist mitunter strittig, doch die Dokumentation vom Tag des Einzugs verschiebt sie von „wer hat recht“ hin zu „was auf den Fotos zu sehen ist“. Hatte die Anfangsliste Fotos mit Daten, ist die Abrechnung schnell und schwer anzufechten.
Häufige Fehler
- Nur eine Liste ohne Zustand. „Kühlschrank, Sofa, Tisch“ sagt nichts darüber, ob sie funktionstüchtig und unbeschädigt waren.
- Keine Fotos. Eine Beschreibung in Worten ist im Streitfall schwächer als eine Aufnahme mit Datum.
- Das Dokument nur bei einer Partei. Eine Liste, die der Mieter nicht hat, verliert im Streitfall an Glaubwürdigkeit.
- Die Zähler auslassen. Fehlende Anfangsstände führen leicht zum Streit über die Nebenkostenrechnungen.
- Keine Seriennummern teurer Geräte. Das erschwert den Nachweis, dass das zurückgegebene Exemplar dasselbe ist.
- Die Liste „auf später“ verschieben. Nach der Schlüsselübergabe lässt sich der Anfangszustand kaum noch feststellen.
Wie Domowik dabei helfen kann
Die Liste lässt sich in einer Tabelle und einem separaten Fotoordner erstellen — für manche reicht das. Schwierig ist jedoch die Verknüpfung: die Liste in einer Datei, die Fotos in einer anderen, und den Zustand jeder Sache muss man sich separat merken.
In Domowik speichern Sie jede Sache als Gegenstand mit Fotos, einer Notiz zum Zustand, dem Standort in der Wohnung, Marke, Modell und Seriennummer. Alles ist an einem Ort und offline verfügbar. Die gesamte Liste können Sie exportieren, und bei teurerer Einrichtung einen PDF-Bericht mit Fotos erstellen — eine fertige Anlage zum Protokoll. Am Ende der Mietzeit läuft der Zustandsvergleich darauf hinaus, in die gespeicherten Fotos zu schauen.
Wie man die Einrichtung zügig erfasst, ohne jede Kleinigkeit zu katalogisieren, haben wir im Ratgeber zum Hausinventar Schritt für Schritt beschrieben. Und da die Daten auf dem Gerät bleiben, lohnt sich vor einem Telefonwechsel eine Datensicherung.
Häufige Fragen
Worin unterscheidet sich die Inventarliste vom Übergabeprotokoll?
Die Inventarliste ist eine Aufstellung der Dinge, die der Vermieter dem Mieter überlässt — Möbel, Haushaltsgeräte, Kücheneinrichtung. Das Übergabeprotokoll ist ein umfassenderes Dokument, das den Zustand der Wohnung am Tag der Übergabe beschreibt: Zählerstände, Zustand von Wänden, Böden und eben der Einrichtung. Die Liste ist meist Teil des Protokolls.
Sind Fotos nötig, wenn es doch eine Liste gibt?
Die Liste sagt, was da ist, aber nicht in welchem Zustand. Beim Streit um die Kaution entscheidet der Zustand — ein Kratzer auf der Arbeitsplatte, ein Fleck auf dem Sofa, die Funktionstüchtigkeit der Geräte. Fotos vom Tag der Übergabe sind der stärkste Beweis, weil sie ein Datum tragen und genau zeigen, wie die Sache zu Beginn aussah.
Wer sollte eine Kopie der Liste haben — Mieter oder Vermieter?
Beide. Protokoll und Liste unterschreiben beide Parteien, und jede behält ihre eigene Kopie, am besten auch in digitaler Form mit Fotos. Ein Dokument, das nur eine Partei besitzt, ist im Streitfall deutlich schwächer.
Wie schützt die Inventarliste die Kaution?
Von der Kaution wird nur für Schäden einbehalten, die über die normale Abnutzung hinausgehen. Ohne dokumentierten Anfangszustand lässt sich schwer entscheiden, ob ein Mangel während der Mietzeit entstand oder schon vorher bestand. Eine Liste mit Fotos vom Tag der Übergabe schafft für beide Parteien einen Bezugspunkt.
Was ist am Ende der Mietzeit zu tun?
Beim Auszug wird ein Abschlussprotokoll erstellt und der Zustand mit dem am Tag des Einzugs verglichen. Hatte die Anfangsliste Fotos und Daten, ist der Vergleich schnell und unstrittig. Die Abrechnung der Kaution beruht genau auf dieser Differenz.
Muss die Inventarliste in Papierform vorliegen?
Meist genügt ein von beiden Parteien unterschriebenes Dokument; die Form ist oft frei, solange beide Parteien sie akzeptieren. Eine digitale Version mit Fotos ist bequemer aufzubewahren und am Ende der Mietzeit zu vergleichen, aber das unterschriebene Dokument selbst bleibt die Grundlage. Die Einzelheiten der Formvorschriften sollten Sie für Ihr Land prüfen.